Search
  • קבוצת ת'כלס

עשרה צעדים קלים לאירוע בלתי-נשכח

Updated: Apr 26



"חוזרים לחיים", זו הכותרת המשמחת של התקופה האחרונה.

המגיפה בישראל בדעיכה ואנשים שבים להיפגש האחד עם השני ולהתרגש במפגשים משפחתיים וחברתיים כאחד. מ-"ריחוק חברתי" חזרנו לשבת זה לצד זה ולהתענג על החום החברתי שעוטף אותנו בחיים ומשפר אותם. אז בין אם אתם כבר מפיקים פרטיים מנוסים או חלק מהמצטרפים הרבים שתפסו טרמפ על מגמת אירועי החצר והסלון, אל תפספסו את ההזדמנות לרגש, הדרך לאירוע הבא שלכם, מתחילה כאן!


אחרי 15 שנים בתחום ההפקה בחרנו לכם את הצעדים הכי קריטיים שיהפכו את האירוע להצלחה. הנה העשירייה המנצחת: 10 צעדים לאירוע בלתי-נשכח.

1. לפני הכל- תוכן משותף:

ישנה חשיבות גדולה בבחירת המופע המרכזי. נסו בעצמכם לענות על השאלה הבאה – האם אתם מכירים תחום עניין משותף לכל המשתתפים, אם כן או יכולים לברר, אתם בדרך הנכונה. שווה למקד סביבו את האירוע ואת הקונספט ניתן בקלות לבנות סביבו: קומדי, אינטלקטואלי, מקפיץ, מגבש, טעים, מוזיקלי, מאתגר, או אפילו דוקומניטרי You name it.

נסו להיעזר ברעיונות מאנשי מקצוע וניסיונם של חברים כך תשיגו בקלות את המטרה המרכזית של המשתתפים באירוע – להתלכד!

ואם לא הסתדרתם, אתם תמיד יכולים לגשת לעולמות הלא נודע. חלק מקסמם של הדברים שאיננו מסוגלים להסביר לעצמנו בחיים, הוא שהם מרגשים אותנו תמיד, בכל גיל ובכל מצב והשחקנים הראשיים בכלל המופעים הללו הם אתם, האורחים והחוגגים. הזמנת מופע מנטע ברסלר הוא דוגמה מצוינת.

אמן מנוסה ששולט גם באמנות המחשבה וגם בתקשורת מעולה עם הקהל, עם עמידה נהדרת על הבמה ומופע מצחיק ומבדר לכל הגילאים וגעגוע ענק לקהל הישראלי, זה הטיימינג המושלם ליהנות ממנו ולהבטיח לעצמכם שהאורחים יזכרו את האירוע גם הרבה אחרי שנגמר.



2. שלד:

הכינו תכנית מסודרת, ושרטטו לפניכם את מפת הדרכים של האירוע החל מרגע זה. עוד בטרם תגשו לבצע את שיחת הגיוס הראשונה, כמתו אותה לקובץ עבודה, והתרגלו לעדכן בה כל שינוי קטן, והתכוננו ללא מעט שינויים, כי ככה זה אצלנו בענף. הכינו תכנית גיבוי לכל תוכן ולכל ספק או מקרה של שינוי חד בכמות המוזמנים (לשני הצדדים), קבעו מסגרת תקציבית, הגדירו מקורות מממנים, מטרות התוכן שהצבתם לפניכם וגם אלו שצריך שיהיו בגיבוי, כדי שהכל יתקתק כמו שצריך. דאגו לשתף את התוכנית בשירות אחסון שיתופי בענן, אליו יוכלו לגשת כל השותפים להפקה, לעבד נתונים ולהתעדכן בשינויים בזמן אמת. הכינו לכל חלק תכנית גיבוי והתכוננו לכל תרחיש, כולל בשינויים בלוחות הזמנים, הפורמט, הלוקיישן, התוכן, קבלני המשנה והמוזמנים.




3. בחוץ או בפנים?

ההנחיות של משרד הבריאות משתנות כל העת. האורחים שלכם עדיין מביעים חשש קל מהתכנסות במקום סגור? מזג האוויר האביבי הוא סיבה מצוינת לצדד בהנחיות משרד הבריאות ולא להתכנס בתוך מקומות סגורים (לפחות לחודשים הקרובים, עד שנגיע לקיץ). אז אם החצר מוכנה, או אפילו הזולה בים אצל החברים – אתם מסודרים. אחרת, אל דאגה, תמיד אפשר לחבר שילוב של שרותי הסעדה ולוקיישנים ירוקים מהממים נוספים, החל מגדת הנחל הקרוב, חוף הים, פארקים מובחרים ברחבי הארץ, יערות ואפילו שטחים חקלאיים. תמיד יש פתרון להכל. לדוגמא: אפשר לתחום שטח מקורה או באוויר הפתוח בתנאי מזג אוויר טובים ולתאם שירותי הסעדה לשטח, עם שף צמוד, ותפריט מתוכן מראש, ייהנו האורחים משלל טעמים וניחוחות שיהפכו את המסיבה שלכם לחוויה קולינארית לבלתי נשכחת. או לבחירתכם למתן מענה להסעדת שטח ספורטיבית ומענגת.

4. תקציב:

מה סדר הגודל של האירוע שלכם? כמה אנשים מתוכננים לבוא? מה העלות של מרכז האירועים או המתחם שבו המופע יתקיים? המחיר למנה, לעיצוב, למזכרות ולתוכן כמובן. הקצו לאירוע מסגרת תקציב. את כל הנתונים הכספיים רכזו במקום אחד והקפידו לעדכן אותו בכל שינוי, ולו הקטן ביותר. בכך תמנעו ממצב בו תחרגו מהמסגרת, ותחסכו מעצמכם פגיעה בתחושת הסיפוק העילאית של ארגון והפקת מפגש משפחתי, מקצועי או חברי.

5. הקמת צוות עבודה:

ברכותינו, יש לכם פוטנציאל נהדר לאירוע פרטי וכיפי שלא יישכח. עכשיו זה הזמן לשבת ולכתוב את המשימות לפרטי פרטים ולהאציל סמכויות כדי שהדברים יזוזו באופן מדויק ויעיל. אנחנו ממליצים על עריכת טבלה באקסל שמחלקת את המטלות בגיליון משותף בגוגל-דרייב, כך היא תהיה גלויה לכולם והסנכרון בין כולם יהיה מושלם. עד ליום האירוע, קיימו פגישות יומיות בטלפון, זום או במשרד ותבינו היכן עומדים הדברים.


6. בחירת ספקים:

מופע מרכזי ושף אינם המוצרים החשובים בהפקה מוצלחת. לבטח לא אם בכוונתנו שאנשים יזכרו את האירוע ואת התחושה, ולאו דווקא את המופע. בדרך לאירוע מושלם יש עוד לא מעט תחנות. החל ממי שאמור לנטוע נשמה באירוע בעזרת שילוב בין תכני האורחים לתכנים האמנותיים, ודרך יצירת המעגלים במהלכו, דרך צוות הניקיון שאחראי לסביבה האסטטית ועל הניקיון השוטף במהלך האירוע, צוות השירות שאחראי על החיוך, קבלני המזון הנלווים (קינוחים, בר, פירות) שאחראיים שיהיה לנו מתוק, צוותי התפאורה והעיצוב שאחראיים על היופי והתמונה שנזכור ורבים וטובים נוספים.

היו בטוחים שבחרתם באנשים הנכונים, והשתמשו בהמלצות ומכרים משותפים בכדי לבסס את הבטחון שלכם בנותן השירות, במידה ואינכם מכירים. בענף ישנם לא מעט אמנים וקבלני משנה מתחילים, אשר בוודאות עלולים לגרום נזק תדמיתי לאירוע שיסתמך על שירות כזה או אחר שלהם.

7. תזכורת למשתתפים:

אחד הטיפים החשובים באירוע הוא להתכונן לכמות המשתתפים בצורה המדויקת ביותר. ובכל מקרה להתאים את מבנה חלל האירוע לתחושה חווייתית. על מנת ליהנות ממבנה אופטימלי לאירוע, יש לדייק ככל שניתן בצפי המוזמנים. בכדי לעמוד ביעד זה, יש לקיים תקשורת רציפה עם אורחי האירוע, פעילות אותה ניתן לבצע במגוון רחב של מערכות טכנולוגיות (חלקן חינמיות) או אפילו לדאוג לאורחים ליחס אישי ולבצע בדיקות מסוג אלו בעזרת מערכות אישיות לאישורי הגעה. מהלך קטן וחכם שלרוב לא מקבל יחס ממארגני אירועים הוא פשוט לשלוח מספיק זמן מראש זימון במייל לכל משתתפי האירוע, האירוע יופיע להם ביומן בטלפון אוטומטית ותוכלו לעזור להם להימנע מלקבוע בטעות תכניות אחרות.

אשר יכולים לעזור לנו לדייק את האנרגיה במקום ובוא בעת לדאוג לאורחים ולמוזמנים ליחס חם והסבר מדויק על שעות הגרעה, דרכי גישה, מצבי חניה, ופרטים חשובים נוספים. כולל התראות ותזכורות שיכולות למנוע שכחה רגעית אצל מוזמנים מסוימים בשל שגרת היום יום. או לכל הפחות, לספק לנו כמפיקי האירוע, תמונת מצב מדויקת ככל שניתן. הזמנות מופלאה להימנע מהוצאות מיותרות.


8. חזרה גנרלית:

הכל מוכן ומזומן ועומד בדיוק במקום שבו רציתם. אבל רגע, המיקרופונים עובדים כמו שצריך? השקופיות רצות בדיוק לפי הסדר? התאורה לא מסנוורת? החובה לפני התחלת כל אירוע היא לבדוק את כל הפרטים האלה. קבעו חזרה מסכמת יום לפני האירוע או מוקדם בבוקר למחרת כדי שחס וחלילה, חס ושלום, תדעו לתת מענה הולם ומהיר לכל תקלה וכך, תמנעו מבוכה בלייב שיכולה לחרב את הכל.



9. פידבק:

האירוע נגמר, המסך יורד והראש שלכם כבר בחגיגה הבאה. חכו רגע! זה הזמן שלכם לשאול איך היה? שלחו מייל או מסרון עם סקר קצרצר. הפידבקים שתקבלו מהקהל בחינם יחסכו לכם לא מעט כאבי ראש בעתיד, שהרי "אורח לרגע, רואה כל פגע". קבלו את המשובים באהבה וצמחו מהם.

10. פשוט ליהנות:

אף אחד לא אוהב לראות אתכם לחוצים, מזיעים וזועפים. עבדתם יום וליל לפני האירוע, כי רציתם להיות הכי טובים שיש. עכשיו, כשהאורות נדלקים והמוזיקה כבר מנגנת, הרשו לעצמכם ליהנות ולהתרווח, לפחות על מה שכבר לא תלוי בכם. את השיפורים תתחילו לבצע מחר בבוקר, ולדאגה אין מקום כרגע בתפקיד החשוב ביותר שלכם בכל ההפקה – ליהנות ולוודא שכולם נהנים. תחיו את הרגע, תרגישו את הקהל, שימחו יחד איתו ותהיו פתוחים לשינויים ותקלות שעוד יקרו עם המון סבלנות והכלה.

ותזכרו תמיד: "להיות מקצוען זה כמו לרכב על אופנים – זה קשה, רק כשאתה בעליה"